Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via de website en de applicatie Prosio worden verzameld, is: Salama Forever SRL (handelsnaam « Prosio »), maatschappelijke zetel rue du Bon Pasteur 54/1, 1140 Evere (Brussel), België, ingeschreven bij de KBO onder nummer BE 0711.688.802.

Wanneer Prosio optreedt als verwerker voor rekening van een klant (dealer, autogroep), is die klant de verwerkingsverantwoordelijke voor de prospectgegevens die hij in de applicatie importeert en gebruikt. De respectieve verplichtingen worden dan geregeld door de verwerkersovereenkomst (DPA) die met de klant is gesloten.

2. Contact voor gegevensbescherming

Uniek contactpunt voor alle verzoeken inzake persoonsgegevens: contact@prosio.be.

Elk verzoek wordt behandeld binnen een termijn van één maand conform artikel 12 GDPR, verlengbaar met twee maanden in geval van een complex verzoek (met gemotiveerde kennisgeving aan de betrokkene).

3. Toepassingsgebied

Dit beleid is van toepassing:

— op de etalagewebsite prosio.be (openbare pagina's en contactformulieren) ; — op de applicatie Prosio die toegankelijk is na authenticatie ; — op uitwisselingen met de Prosio-teams (commercieel, support, beveiliging, DPO).

Het dekt geen websites van derden waarnaar Prosio via hyperlink kan verwijzen.

4. Categorieën verzamelde gegevens

Professionele identificatiegegevens: naam, voornaam, aanspreekvorm, functie, werkgever, professioneel emailadres en telefoonnummer.

Account- en authenticatiegegevens: identificatie, authenticatie via Supabase, taal- en weergavevoorkeuren, tijdzone. Tokens van gekoppelde Google- of Microsoft-accounts worden vóór opslag door de applicatie versleuteld met AES-256-GCM.

Technische gegevens: sessie-informatie, logs van geconfigureerde diensten en coördinatiestatus van synchronisaties.

Ingevoerde, geïmporteerde of ontvangen bedrijfsgegevens: bedrijven, contacten, offertes, voertuigen en configuraties, concepten, berichten, antwoorden op CRM-gesprekken, handtekeningen, notities, afspraken en bestanden. Bij een aangevraagd Google-voorbeeld raadpleegt de applicatie gemachtigde Gmail-metadata en Agenda-afspraken.

Prosio is bestemd voor professionele commerciële informatie. Voer geen gevoelige gegevens in zonder met uw organisatie een passend verwerkingskader af te spreken.

5. Bronnen van de gegevens

Rechtstreeks van de gebruiker: accountaanmaak, invoer, import van CSV/XLSX-bestanden en koppeling van een Google- of Microsoft-account.

Van de werkgever-klant: accounttoewijzing, geïmporteerde gegevens en ingestelde toegangsrechten.

Van verbonden diensten: aangevraagde Google-voorbeelden en antwoorden op CRM-gesprekken, afhankelijk van geactiveerde functies en verleende machtigingen. Aanmelden bij Prosio geeft niet automatisch toegang tot een mailbox; daarvoor is een afzonderlijke mailverbinding nodig.

Hosting- en authenticatiediensten produceren ook technische sessie- en loginformatie.

6. Doeleinden van de verwerking

De dienst leveren: authenticatie, commerciële gegevens, opvolging van gesprekken, taken, afspraken en voorbeelden van gekoppelde accounts. Geactiveerde functies kunnen berichten voorbereiden, door de gebruiker bevestigde berichten verzenden en antwoorden op CRM-gesprekken ophalen om de opvolging en geplande herinneringen bij te werken.

Commerciële aanvragen, contractuele relaties en ondersteuning beheren; de dienst beschermen en toepasselijke verplichtingen naleven. Klantgegevens mogen niet voor een nieuw doel worden hergebruikt zonder passend juridisch kader en informatie.

7. Rechtsgronden (artikel 6 GDPR)

De rechtsgrond moet passen bij het doel en de betrokkene: uitvoering van een overeenkomst waarbij die persoon partij is, een wettelijke verplichting, een beoordeeld gerechtvaardigd belang of toestemming wanneer vereist. De klant als werkgever bepaalt en documenteert de rechtsgrond voor de verwerking van CRM-contacten.

Een technische OAuth-toestemming bij Google of Microsoft is op zichzelf geen AVG-toestemming voor alle e-mailverwerkingen. De klant informeert gebruikers en betrokken contacten en controleert de regels voor commerciële communicatie. Een B2B-contact valt niet buiten deze verplichtingen.

8. Bewaartermijnen

Accountgegevens worden bewaard om de dienst tijdens de actieve relatie te leveren en daarna alleen voor doelen en termijnen die door toepasselijke verplichtingen of de verdediging van rechten worden gerechtvaardigd. De exacte termijnen moeten vóór gebruik met echte gegevens in de servicedocumenten worden meegedeeld.

Voor CRM-gegevens bepaalt de klant de archiverings- en verwijderingsregels in de instructies en verwerkersovereenkomst. Bewaartermijnen van logs en back-ups hangen af van de geactiveerde diensten. Deze pagina bevestigt geen automatische verwijdering of volledige export bij contracteinde.

Een Google- of Microsoft-verbinding verwijderen wist de tokens in Prosio, niet reeds geïmporteerde CRM-gegevens of berichten bij de provider. Trek ook daar de toestemming in.

9. Ontvangers

Binnen Salama Forever SRL: product-, support-, beveiligings- en boekhoudteams, binnen de grenzen van het need-to-know-principe.

Bij de klant-werkgever: bevoegde administrators en gebruikers krijgen toegang volgens hun rol en bereik van vestigingen. Deze toegang berust op applicatiecontroles en databaseregels.

Bij subverwerkers: zie rubriek 10.

Bij overheden: op Belgische of Europese gerechtelijke vordering op een wettelijke grondslag.

Prosio verkoopt noch verhuurt persoonsgegevens aan derden.

10. Subverwerkers

Vercel host de productiesite prosio.be. Supabase levert de database- en authenticatiediensten van de applicatie. Eventuele diensten voor bestanden, transactionele e-mail en orkestratie hangen af van de geactiveerde functies.

Afhankelijk van geactiveerde koppelingen leveren Google en Microsoft authenticatie en mailboxdiensten. Een toegestane mailbox kan bevestigde berichten vanuit Prosio verzenden en antwoorden in bekende CRM-gesprekken op verzoek of periodiek ophalen volgens de geactiveerde functies. Gmail- en Agenda-overzichten blijven apart. Zonder gekoppelde mailbox gebruikt verzending de ingestelde workflow; na een verzendpoging wordt niet stilzwijgend naar een andere dienst overgeschakeld.

Geconfigureerde n8n-workflows kunnen een verzenddienst en een AI-aanbieder, zoals Anthropic, gebruiken om een concept voor te bereiden. De doorgestuurde context kan professionele contactgegevens en berichtinhoud bevatten. Verwerking, bewaring en gebruik van gegevens door deze aanbieders moeten worden gecontroleerd voor de daadwerkelijk afgenomen dienst; er wordt geen nulbewaring verondersteld.

De daadwerkelijk gebruikte leveranciers, hun regio’s en toepasselijke waarborgen moeten in de servicedocumenten en de DPA van de betrokken omgeving worden beschreven. Contractuele kennisgevings- en bezwaarregels blijven die van de toepasselijke DPA.

11. Internationale doorgiften

Verwerkingsregio’s en eventuele doorgiften hangen af van de werkelijk geactiveerde aanbieders en hun voorwaarden. Ze moeten voor de omgeving van de Klant worden geïdentificeerd; een Europese vestiging van een aanbieder garandeert niet dat er geen doorgifte plaatsvindt.

Doorgiften buiten de Europese Economische Ruimte moeten volgens hoofdstuk V AVG worden geregeld, bijvoorbeeld via een adequaatheidsbesluit of passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen, met aanvullende maatregelen waar nodig. Landen, toepasselijke mechanismen en mogelijkheden om de waarborgen te verkrijgen moeten in de servicedocumentatie worden vermeld. Deze pagina bewijst niet dat die documentatie voor uw omgeving afgerond is.

12. Beveiligingsmaatregelen

Prosio gebruikt authenticatie en toegangscontroles volgens de rol en het bereik van de vestigingen. Verbindingstokens voor maildiensten worden door de toepassing versleuteld voordat ze worden opgeslagen. De pagina Beveiliging beschrijft deze mechanismen en wat van de hostingconfiguratie afhangt. De toepasselijke contractuele garanties staan in de met de klant overeengekomen documenten.

13. Uw rechten

Conform de artikelen 15 tot 22 GDPR beschikt u over de volgende rechten:

— toegang tot uw gegevens en het verkrijgen van een kopie ; — rectificatie van onjuiste gegevens ; — wissing (« recht op vergetelheid ») wanneer de voorwaarden zijn vervuld ; — beperking van de verwerking in geval van betwisting van de juistheid van de gegevens ; — overdraagbaarheid van de verstrekte gegevens in een gestructureerd en machineleesbaar formaat ; — bezwaar tegen de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang of prospectie ; — intrekking van de toestemming op elk moment wanneer de verwerking daarop is gebaseerd ; — niet onderworpen te zijn aan een uitsluitend geautomatiseerd besluit met rechtsgevolgen.

14. Uitoefening van uw rechten

Verzoeken kunnen naar contact@prosio.be of per post naar Salama Forever SRL, rue du Bon Pasteur 54/1, 1140 Evere (Brussel). Voor CRM-gegevens die uw organisatie beheert, blijft zij verwerkingsverantwoordelijke; Prosio kan het verzoek doorsturen zodat zij met de voorziene ondersteuning kan antwoorden.

Aanvullende informatie die nodig is om de identiteit te bevestigen mag alleen bij redelijke twijfel worden gevraagd, overeenkomstig artikel 12.6 AVG.

De AVG voorziet in een antwoord binnen één maand na ontvangst, met een mogelijke verlenging van twee maanden afhankelijk van de complexiteit en het aantal verzoeken, mits de betrokkene binnen de eerste maand wordt geïnformeerd over de redenen. Rechten gelden volgens hun toepassingsvoorwaarden; kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen onder de uitzonderingen van de AVG vallen.

15. Klacht bij een toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) Drukpersstraat 35, 1000 Brussel Tel.: +32 (0)2 274 48 00 contact@apd-gba.be gegevensbeschermingsautoriteit.be

U kunt zich eveneens richten tot de toezichthoudende autoriteit van uw gewone verblijfplaats of werkplek.

16. Geautomatiseerde besluiten en profilering

Prosio gebruikt beschikbare commerciële informatie om prioriteiten en volgende acties voor te stellen. Geconfigureerde AI-workflows kunnen commerciële context, waaronder gespreksinhoud, ontvangen om concepten op te stellen. Uitkomsten kunnen onjuist zijn; de gebruiker moet ze controleren voordat hij erop vertrouwt of een bericht verstuurt.

Deze functies mogen niet zelfstandig worden gebruikt voor besluiten met rechtsgevolgen of vergelijkbare gevolgen voor een persoon. De AI-provider, doorgestuurde gegevens en bewaarvoorwaarden moeten worden gedocumenteerd. Een logo, handtekening of openbaar cijfer bevestigt op zichzelf niet de identiteit, bevoegdheid of kredietwaardigheid van een contact.

Gekoppelde accounts: Microsoft Entra en Google

Aanmelden bij Prosio via Microsoft Entra of Google identificeert de gebruiker via Supabase. Dit geeft niet automatisch toegang tot de mailbox.

De afzonderlijke Microsoft 365-verbinding vraagt openid, profile, email, offline_access, Mail.Send en Mail.ReadWrite als gedelegeerde machtigingen. Prosio maakt een traceerbaar concept en verstuurt het na bevestiging van ontvanger, verzendaccount en inhoud. Mail.ReadWrite dient om het concept te maken en antwoorden op CRM-gesprekken te lezen. Er wordt geen toegang tot de Microsoft-agenda gevraagd. Het tenantbeleid kan IT-goedkeuring vereisen.

“Gmail met het CRM verbinden” vraagt gmail.send en gmail.readonly, samen met openid en email. Afzonderlijke voorbeelden vragen gmail.metadata en/of calendar.events.readonly en tonen maximaal 10 berichten of 10 afspraken, zonder dit voorbeeld te importeren.

Antwoorden ophalen betreft alleen gesprekken van CRM-berichten waarvan de verzending bevestigd is en de bijbehorende contacten. Het kan op verzoek of periodiek gebeuren voor verbonden mailboxen met de nodige leesrechten. Elke controle verwerkt batches van maximaal 20 bevestigde CRM-berichten, normaal uit de laatste 90 dagen of zolang opvolging openstaat. Geïdentificeerde antwoorden worden naar het CRM gekopieerd om de opvolging bij te werken; dit leest of importeert niet de volledige mailbox en start geen automatische AI-analyse.

De browser kan elke 5 minuten controleren terwijl Prosio geopend en zichtbaar is. Als de beheerder geplande serververwerking activeert, kan die zonder geopende browser werken met een beoogde frequentie van 5 minuten. De uitvoering hangt af van de infrastructuur, machtigingen en beschikbaarheid van aanbieders; dit garandeert geen onmiddellijke ontvangst.

Het account, de machtigingen en versleutelde tokens worden voor de verbinding bewaard. Een verbinding in Prosio verwijderen stopt toekomstige toegang met de opgeslagen tokens; intrekking bij de aanbieder kan toegang ook onderbreken. Verwijderen wist niet de berichten en gegevens die al opgeslagen zijn. Dit staat los van CRM-gegevens verwijderen.

17. Bescherming van minderjarigen

Prosio is een B2B-dienst voor meerderjarige professionals in het kader van hun activiteit. De dienst richt zich niet op minderjarigen. Als gegevens over een minderjarige zijn opgeslagen, neem dan contact op met contact@prosio.be zodat de situatie kan worden onderzocht en passende maatregelen samen met de verwerkingsverantwoordelijke kunnen worden genomen.

18. Wijzigingen van het beleid

Dit beleid kan wijzigen om ontwikkelingen in de dienst en toepasselijke verplichtingen weer te geven. De datum bovenaan vermeldt de laatste herziening. Wijzigingen die specifieke informatie of nieuwe toestemming vereisen, moeten volgens de toepasselijke regels aan betrokkenen worden meegedeeld; deze pagina bevestigt geen automatisch emailmeldingssysteem.